Capítulo 5

Supera la procrastinación

"Aquél que planea cada mañana las transacciones del día y sigue su plan, lleva consigo un hilo que lo guiará a través del laberinto de una vida terriblemente ocupada".

–VICTOR HUGO

Todo el éxito viene de la realización de tareas, de comenzar un trabajo y completarlo tan pronto como sea posible.

Como los demás hábitos, la procrastinación es un comportamiento aprendido. Comienza en la primera infancia y aumenta con los años. El hábito de la procrastinación en los adultos es quizás la razón principal del bajo rendimiento y el fracaso en todas las áreas.

Abraham Lincoln dijo: "Las cosas pueden llegar a aquellos que esperan, pero sólo las cosas dejadas por aquellos que se dan prisa." Para superar la procrastinación, debes ir al extremo con una acción inmediata, una y otra vez, casi como un estilo de vida, hasta que la procrastinación sea remplazada con la finalización rápida de tareas.

Todo mundo procrastina

Todo mundo procrastina, sólo que en cosas diferentes. Los mejores gestores de tiempo procrastinan tanto como los peores. Sin embargo, las personas más productivas procrastinan en las cosas de menor valor, en 80 por ciento de las tareas que representa sólo 20 por ciento o menos de los resultados.

Las personas promedio, por el contrario, procrastinan en 20 por ciento de las actividades que representan 80 por ciento del valor de todo lo que hacen.

De ahora en adelante, practica la procrastinación creativa. Conscientemente decide que no harás actividades de bajo valor hasta completar las actividades de alto valor.

¿Qué te detiene?

Para superar la procrastinación, identifica los factores que te hacen procrastinar hoy y pensar en cuántos de ellos aplican para ti.

1.Falta de claridad. Si no tienes claridad o no estás seguro sobre la cosa más importante que hacer, terminarás haciendo cosas de bajo valor o sin valor. 95 por ciento del éxito en la vida viene de tener total claridad de tus metas más importantes y las cosas más importantes que puedes hacer, cada minuto, para lograrlas.

2.Falta de ambición. ¿Qué tanto lo quieres? Si no tienes un deseo intenso o una razón lo suficientemente grande para iniciar y terminar una tarea, nunca lo harás. Te enfermas de excusitis y continuamente te dices a ti mismo y a otros que pronto empezarás a trabajar en esa gran meta.

3.Falta de prioridades. Porque no has planeado ni organizado tu tarea por secuencia y prioridad, a menudo estás inseguro de qué hacer primero. Como resultado, no haces nada.

4.Sobrecargar. A menudo, tienes demasiadas actividades o tareas a realizar para el limitado tiempo disponible. Como resultado, acabas por tirar la toalla y decirte que "lo harás mañana".

5.Falta de preparación. No tienes a tu alcance todo lo que necesitas para iniciar y completar la tarea. A menudo, el acto de reunir todos los materiales que se requieren en realidad ayuda a volcarte a la tarea.

6.Falta de energía. Necesitas de ocho a nueve horas de sueño cada noche, combinadas con alimentos sanos y nutritivos, para estar totalmente enérgico para realizar tu mejor trabajo. Como Vince Lombardi dijo: "La fatiga hace cobardes a todos."

Cuando estás físicamente cansado o mentalmente agotado, careces de la energía necesaria para iniciar y completar una actividad.

7.Falta de conocimiento. Si no has aprendido todo lo que necesitas saber sobre tu trabajo, y no sabes qué hacer o cómo hacerlo, es común que lo procrastines hasta que tengas toda la información.

8.Falta de autodisciplina. Ésta es probablemente la peor debilidad de todas. Careces de la fuerza de voluntad para ponerte en marcha y continuar moviéndote.

¿Cuántos de estos factores se aplican a ti? Probablemente apliquen a todas las personas en alguno u otro momento. Para ser el mejor en tu área de trabajo, debes ver estos factores como enemigos, como obstáculos que te bloquean para alcanzar tu verdadero potencial.

Sé una persona orientada a la acción

Haz varios trucos que puedes aplicar para superar la procrastinación y volcarte a tus tareas más importantes.

1.Haz una lista de tareas. Haz escuchado que la falta de planificación es planear para el fracaso.

Haz una lista ordenada de cada tarea en un trabajo grande, con una secuencia de la primera hasta la última tarea. El hecho mismo de tener una guía que seguir, reduce dramáticamente la procrastinación.

2.Divide la tarea como un salami. Nunca pensarías en comerte toda una pieza de salami al mismo tiempo. En su lugar, lo comes una rebanada a la vez. Haz lo mismo con las grandes tareas. Corta una pequeña rebanada de la tarea, y completa esa actividad. No tienes que hacer todo, sólo haz una pequeña cosa. Eso será suficiente para iniciar la tarea.

3.Técnica del queso suizo. Perfora un agujero, como los agujeros del queso suizo, en tu tarea y decide trabajar por cinco o diez minutos sin parar. Cuando mires tu tarea, elige una pequeña parte y di enfáticamente "¡Haré esto ahorita!"

4.Utiliza la regla 80/20. Veinte por ciento de las cosas que haces equivalen a 80 por ciento de los resultados. Identifica 20 por ciento de las actividades que equivaldrán a 80 por ciento de tu éxito en este proyecto. Algunas veces, el primer 20 por ciento de las actividades que haces, como planear y organizar, equivalen al 80 por ciento de la tarea entera.

5.Recompénsate. Establece un calendario de recompensas para iniciar, trabajar y completar un trabajo específico. Recompénsate con una taza de café por hacer una cosa en tu lista. Recompénsate con un descanso de estiramiento por hacer diez llamadas a clientes. Recompénsate con una cena por alcanzar una meta financiera o numérica.

6.Promete a otros. Cuéntale a los demás que vas a realizar una actividad en particular en un tiempo determinado. Cuando sabes que otros te están observando y te has comprometido a realizar un trabajo en un tiempo específico, estarás más motivado para comenzar, continuar y completar el trabajo.

7.Comienza de inmediato. Trabaja en una tarea importante primero que nada todas las mañanas antes de revisar tu correo, celular o mensajes.

8.Enfócate en cada tarea. Elige tu tarea más importante, y comienza a primera hora, y luego trabaja hasta que la tarea esté 100 por ciento completada. Esto se llama single-handling [gestión simple], una de las técnicas de gestión más poderosa que se haya desarrollado.

Siéntete como ganador

Cuando completas una tarea, aunque sea pequeña, sientes una descarga de endorfinas. Te sientes feliz y motivado. Te sientes estimulado para comenzar tu siguiente proyecto y volver a experimentar esa feliz sensación de logro.

En el análisis final, la mejor reputación que puedes crear es la de velocidad y confianza. Cuando las personas tienen plena confianza en que te pueden dar una tarea y olvidarse por completo de ella por tu reputación de completar tareas, te convertirás en un imán para tareas más grandes, importantes y mejores. Cuando las personas saben que, sin importar la meta, la iniciarás y continuarás hasta completarla, tu futuro estará garantizado.

La procrastinación es el asesino natural de la actitud. No hay nada más fatigoso que una tarea incompleta.

WILLIAM JAMES